Katru dienu 183 miljardi e-pasta tiek nosūtītas uz pasauli. Mēs jums pateiksim, kā pārliecināties, ka jūsu vēstule nav zaudēta vispārējā masā. Un tā, ka saņēmējs ne tikai nesūtīja viņu uz grozu, bet arī atbildēja viņam pozitīvi. Biznesa vēstules rakstīšanas noteikumi būs noderīgi ikvienam. Bez izņēmuma. KĀ VĒSTULĒŠANĀS SĀKUMĀ?
Tradicionāli ir jāsāk: "Cienījamais Ivans Sergeevich, sveiki!" Bija gadījums, kad viens lielais korporācijas uzņēmums mainīja "Cienījamo" klasisko apelāciju "Cienījamie". Lai gan šķiet, emocionāli apelācija kļuva siltāka, partneri bija brīdināti. Nekādā gadījumā neizmantojiet frāzi "labs dienas laiks" kā apsveikumu - pirmkārt, neviens sarunā dzīvē, un, otrkārt, jums var rasties iespaids, ka jums nav vienalga, kad burts tiek saņemts.
Vai es varu izmantot SMILE BURSTI?
Ja vēstule ir adresēta svešinieks un ir uzņēmējdarbības raksturs, smaidiņi var radīt saziņas sajūtu. Smaidiņus neaizliedz neformālos vēstulēs, kas adresētas kolēģiem. Tomēr, ja vēstulē ir informācija, ka kādu dienu jūsu uzņēmuma izpilddirektors varētu būt nepieciešams, padomājiet par to, vai vēlaties, lai smaidošās iekavas nokļūtu acīs?
KĀ NEDITĪTIES NEGATĪVĀS EMOTIONI, KAS IETEKMI UZ BURTIEM?
Ja esat kaut kas neapmierināts ar kaut ko, bet nevēlaties pārtraukt attiecības ar negatīvu emociju iznākumu vaininieks, bet ar viņu plānojat veikt konstruktīvu dialogu, nekavējoties nosūtiet vēstuli. Mēs lasīsim tekstu kolēģim, kurš nav iesaistīts konfliktā, vai nosūtīsim to vēlāk, kad jūs varat rakstīt vēstuli neitrālu signālu.
KĀDĀKĀS LAIKS JĀIZSTĀVĒJIES RISINĀJUMUS?
Vēstulei vienmēr jābūt tēmai. Tas dod statusa ziņojumu un bieži vien ļauj ietaupīt surogātpastu. Tēmai jābūt īsai un ietilpīgai, lai norādītu uz jums vai uz jūsu sadarbības ar adresātu tematu. Piemēram, ja jūs sapulcējat klientu konferencē, forumā vai izstādē, ir loģiski pieņemt, ka viņa lodziņā būs daudz burtu ar tēmu "piedāvājums" vai "sadarbība". Tāpēc atgādiniet viņam labāk par savu vārdu vai uzņēmuma nosaukumu. Un ja jūs jau sen pazīstat, tad vēstules tēmā norāda komandas darbu vai korespondences gadījumu: "jautājums par ...", "komentārus par ..."
Vai ir jādodas no oficiālās valodas, lai tā būtu neobligāta?
Ja esat saņēmis stingru biznesa toni, tad jums jāatbild tāpat. Nevērsieties no šī biznesa rakstīšanas vēstules veida.
Pieredze rāda, ka pāreja no oficiālas valodas uz neformālu uzņēmējdarbības saraksti bieži vien izraisa neefektīvu mijiedarbību. Jums būs grūti apspriest biznesa jautājumus un iedrošināt partnerus pildīt savas saistības, ja jūsu saziņa ar viņiem kļuvusi draudzīga. Oficiālā valoda palīdz uzturēt attālumu un efektīvi risināt problēmas. Formālais stils vispirms ir pareizs savos paziņojumos, kas noved pie labākiem rezultātiem.
Vai ir metode konstantai adresei, kas ātri nosūta atbildi?
Tā vietā, lai rakstītu tēmu "steidzami" vai "nekavējoties", burta tekstā ir labāk norādīt precīzu laika posmu, kurā vēlaties saņemt atbildi. Piemēram: "Es lūdzu, lai jūs atbildētu līdz šādam datumam" vai "Es no sirds lūdzu jūs informēt par savu lēmumu ne vēlāk kā šajā datumā. Nemēģiniet paātrināt procesu, pasakot adresātam sagaidīt atbildi: "Es ceru uz jūsu piekrišanu" vai "Es lūdzu atbildi apstiprinoši." Dodiet personai iespēju domāt par sevi.
JEBKĀDĀ GADĪJUMĀ NODROŠINĀT SVARĪGU SVARĪGI?
Šis rīks jāizmanto tikai tad, ja vēstulē norādītais gadījums patiešām ir steidzams un svarīgs ne tikai jums, bet arī jūsu adresātam. Vai jūs domājat, ka visi gadījumi ir līdzīgi šim? Atzīmējiet visus interneta burtus ar sarkanajiem karodziņiem un izsaukuma zīmēm - nepareizi. Atcerieties pasaku par gaili un vilku: ja jums patiešām ir nepieciešama tūlītēja lasīšanas vēstule, tā tiks ignorēta.
KĀ PIEPRASĪT PAR KĀRTĒJO RAKSTUROJUMU?
Ja jūs esat spiesti kaut ko atteikties, nesāciet ziņojumu ar paziņojumu par neveiksmi. Īsumā aprakstiet sava lēmuma iemeslus un skaidri norādiet, ka noteiktos apstākļos ir iespējams atgriezties pie jautājuma izskatīšanas. Paldies par jūsu izrādīto interesi, paužiet nožēlu par šādu lietas iznākumu un aizpildiet vēstuli ar pozitīvu piezīmi, piemēram, "Es gribu veiksmi".
KĀ RĪKOTIES, JA KARTĒ IR LABUMS?
Strukturējiet tekstu, sadaliet to nodaļās, rindkopās, rindkopās, pretējā gadījumā garu vēstījumu ir grūti uztvert. Ja informāciju sniedz viens nepārtraukts gabals, tad otrajā rindā cilvēks sāk zaudēt interesi par to. Ideāla formula lielu interneta vēstules sastādīšanai izskatās šādi: viena doma ir viens punkts. Ir svarīgi arī izvairīties no sarežģītiem teikumiem un neskaidrajām frāzēm. Lai ātri atbildētu uz jūsu vēstuli, personai jāspēj no paša pirmā reize saprast, ko viņi patiešām vēlas no viņa.
KĀ VĒL VĒRTAS APSTĀKĻU?
Atbildot uz vēstuli, pietiek tikai norādīt savu vārdu un uzvārdu. Ja jūs uzsākat saraksti, turklāt norādiet savu pozīciju un kontakttālruņa numuru. Izmantojot vēstules sākumā, apelācijas sūdzība "Cienījamies ..." nenozīmē to ar frāzi "Ar cieņu". Uzrakstiet: "Ar laba vēlējumiem" vai "Ar cieņu no jums". Iegūt vairākus parakstu veidus sūtītājā un izmantot tos atkarībā no situācijas.
PAR VIDES GRANDFATHER.
• Saskaņā ar pētījumu kompānijas "Radicati Group" datiem katru dienu pasaulē tiek sūtīti 183 miljardi interneta vēstules, tas ir, vairāk nekā 2 miljoni bitu sekundē.
• Kaspersky Lab, plaši pazīstams anti-spam sistēmu ražotājs, lēš, ka 80% no visas dienas laikā nosūtāmās vēstules ir surogātpasts.
• Saskaņā ar "Gallup Media" aģentūras datiem no 70 miljoniem pasta.ru pasta sistēmas lietotāju reģistrēto lietotāju ik dienu tiek pārbaudīta viņu pastkastīte.
• Lielākā daļa surogātpasta tiek sūtīti no ASV, Krievijas un Polijas.
• Biežākās neatļautās reklāmas tēmas, kuras nosūta pa pastu, ir zāles un paziņas.